Etkili Trello Kullanımı ile Veriminizi Arttırın ?

by Taha Sönmez 2019-02-23 23:50:33


# Merhabalar, Bir günün 24 saat olma kısıtından dolayı zaman zaman işlerimizin aksadığı su götürmez bir gerçek. Üst üste yığılan görevler, asla yetiştirilemeyen son teslim tarihleri, dikkat dağınıklığı ve düşük verim bir çok insanın farkında bile olmadığı büyük sorunlardan. Bu sorunların farkında olan insanlar zaman yönetiminin derinlerine iniyor, yöntemler araştırıyor ve belirli bir prensip dahilinde kendilerine rota çiziyorlar. Çeşitli zaman yönetimi ve proje yönetimi methodları ve araçları olsa da kullanımı en basit bir proje yönetimi aracı olan Trello’yu inceleyeceğiz. Her ne kadar proje yönetimi ve zaman yönetimi konuları başlı başına birer uzmanlık alanı olsalar da ben en kısa yoldan bu iki kavramın ve alt dallarının tek bir çatı altında birleştirilmesiyle alakalı ipuçlarından bahsedeceğim. > Öncelikle bilmeyenler için Trello’dan kısaca bahsedelim. Trello Nedir? Trello günlük, haftalık, aylık çalışmalarınızı panolar, listeler ve kartlar aracılığıyla organize etmenizi sağlayan mobil, web ve masaüstü erişimiyle kesintisiz kullanabileceğiniz ücretsiz bir araçtır. https://trello.com/guide/trello-101 Trello’nun temelde panolar, listeler ve kartlar olmak üzere 3 adet ana bileşeni bulunuyor. 1-) Panolar Ayrı ayrı projelerinizi temsil eden ve ekip üyeleri atayabileceğiniz bir alan. Örneğin panolarınızı; Şirketim A Girişimim A Okul gibi isimlerlendirebilir ve bu panolara ekip üyeleri atayabilirsiniz. 2-) Listeler Yukarıdaki ekran görüntüsünde de gördüğünüz üzere kartların (yani görevlerin) sıralandığı listelerdir. 3-) Kartlar İhtiyacımız olabilecek bir çok bileşeni bulunduran kartlar içerisinde görevlerinizi yazabilir, kişiler atayabilir, bitiş tarihi girebilir ve etiketler kullanabilirsiniz. Genel hatlarıyla Trello kullanımı bu kadardı. Şimdi Trello’yu en etkili biçimde kullanmaya yönelik verimi ve üretkenliği üst seviyelere çıkartacak bir kaç ipucudan bahsedeyim. Listeler Kanban’ın temel prensiplerinden biri de görevleri Yapılacak-Yapılıyor-Tamamlandı olarak ayırmaktır. Sizler de panolarınızdaki listelerde bu 3 ana başlığı kesinlikle atlamayın. Ek olarak Bu Hafta-Bugün-Takip Edilecekler-Yeni Fikirler gibi listeler de oluşturabilirsiniz. Haftalık/Günlük Pano Tüm iş/okul/ekip panolarınızın dışında kendinize ait haftayı ve günü planlayacağınız kişisel bir panonuz olsun. Haftanın başında o hafta içerisinde yapacağınız işleri “Bu Hafta” listenize yazın. Diğer panolardaki kartlarınızı “Kartı Kopyala” opsiyonuyla kolayca kişisel panonuza aktarabilirsiniz. Gece işlerinizi toparladıktan sonra veya sabahın ilk saatlerinde “Bu Hafta” listenizdeki kartları “Bugün” listenize taşıyarak gün içerisinde yapacaklarınızı unutma ihtimalinizi sıfıra indirgeyebilirsiniz. Etiketler Trello’da kartlarınıza etiketler atayabilirsiniz. Aşağıdaki örnekte 3 farklı ölçütten türetilmiş 9 farklı etiket bulunuyor. Kolaylık: Renkler sarıdan kırmızıya doğru gittikçe işin ağırlığının arttığını temsil eder. Zor, orta zor gibi ifadeler kullanmak yerine olumlama yapmak için bu etiketleri; Kırmızı — Kolay Turuncu — Orta Kolay Sarı — Çok kolay olacak şekilde sınıflandırdım. Hız: Benzer şekilde mavi tonları ise bir görevin hızını temsil eder. Hızı kıstas olarak görevin kaç Pomodoro zamanı gerektirdiği ile ilişkilendirebilirsiniz. 1 pomodoro zamanının (25 dk çalışma ve 5 dk mola) yarısından daha az sürecek işler Çok Hızlı, tam bir pomodoro zamanı için Orta Hızlı, iki pomodoro ve üstü için Hızlı etiketlerini kullanabilirsiniz. Örneğin, sadece yarım saatlik bir zamanınız var ve yarım kalacak bir işe başlamak istemiyorsanız; kartlarınız arasında “Çok Hızlı” veya “Orta Hızlı” etiketli bir görevi seçerek verimli bir yarım saat geçirebilirsiniz. Öncelik: Son teslim zamanı (deadline) yakın bir tarihte olan veya zincir görev halkasında bulunan bir görev için Çok Öncelikli etiketini ekleyebilirsiniz. Kolaylık, hız ve öncelik ölçütleri ile görevlerinizi doğru bir şekilde birleştirdiğinizde görevlerinizi daha iyi bir şekilde organize ederken, detayları kaçırmazsınız. Üyeler: Ekip olarak çalışmak çok daha zevkliyken iş takibi doğru bir şekilde yapılmadığında zaman zaman eziyet haline gelebiliyor. Trello’da panolarınıza veya takımlarınıza eklediğiniz üyeler sayesinde görevlere (kartlara) üyeler atayabilirsiniz. Üyeler bu görevlerdeki değişimler ve gelişimler ile alakalı anlık bildirimler alırlar. Kontrol Listeleri: Kontrol listelerini de tıpkı tüm diğer Trello bileşenleri gibi özelleştirerek esnek bir kullanım alanı haline getirebilirsiniz. Ana bir görevin içerisinde birbirine bağlı görevleri yönetebilir veya görev için çeşitli gereklilikleri görebilirsiniz. Deadline: Her görevin bir bitiş tarihi mutlaka vardır ama en önemli olanları kartlarınıza ekleyin. Bitiş tarihleri yaklaştıkça Trello sizi ve karta eklenmiş üyeleri uyarır. BONUS Pomodoro tekniğini efektif bir şekilde uygulamak için yardımcı uygulamalar kullanabilirsiniz. Ben PomodoneApp isimli bir uygulama kullanıyorum. PomodoneApp’i Trello hesabınız ile bağlayarak pano ve kartlarınızı uygulamaya aktarmak da mümkün. Sonuç Aslında yukarıdaki ipuçları Agile proje yönetimi ayarında oldu. Her ne kadar Agile ve alt başlıkları genellikle yazılım projeleri süreçlerinde uygulanan bir method olsa da hayatımızın bir çok alanına yorumlayabileceğimiz ve esnetebileceğimiz bir hayat kurtarıcı. Belli başlı prensiplere bağlı kaldığınız sürece siz de Trello üzerinde kolaylıkla görevlerinizi organize edebilirsiniz. Ekiplerinize veya işinizin içeriğine göre kullanımı esnek hale getirmekte özgürsünüz. Elon Musk’a göre Dünyayı değiştirmek için haftada 80–100 saat arasında çalışmak lazım. (Kendisi 120 saat çalışıyormuş) Önemli olan nokta bu 80–100 saati nasıl değerlendirdiğinizdir. Üretkenliğinizi ve veriminizi arttırarak az zamanda çok daha kaliteli işler başarmak mümkün. Umuyorum ki bu yazı proje ve zaman yönetimi konusunda az da olsa sizlere ışık tutmuştur. İyi çalışmalar dilerim.
...
Taha Sönmez
Itsmee, Co-Founder, CTO

iOS Developer